B2B-Bestellportal

Über das Projekt

Die IPC Krause GmbH & Co. KG (Versmold) ist ein europaweit aktiver Großhändler für hochwertige Bodenbeläge. Mit wachsendem Kundenstamm wurde der bisherige Bestellprozess per Telefon und E-Mail zunehmend zum Engpass: Der Innendienst verbrachte einen Großteil seiner Zeit mit manueller Dateneingabe, Kunden konnten außerhalb der Bürozeiten nicht bestellen, und fehlerhafte Übertragungen führten regelmäßig zu Korrekturbedarf.

IPC Krause suchte eine Lösung, die den Arbeitsalltag spürbar entlastet – ohne interne Abläufe zu verkomplizieren oder eine unflexible Standardsoftware einzuführen.

Das Ergebnis ist das Bestellportal „IPC Floors": ein Webportal samt Mobile App, das den gesamten Bestellprozess digital abbildet und den Innendienst-Aufwand messbar um 22 % reduziert hat.

Ziele

Die zentralen Anforderungen an das Portal waren klar definiert: Der Bestellprozess sollte vollständig digitalisiert werden, ohne den Innendienst mit neuen Systemen zu belasten. Kunden mussten die Möglichkeit erhalten, jederzeit – unabhängig von Bürozeiten – selbstständig zu bestellen.

Gleichzeitig stellte die vorhandene IT-Infrastruktur konkrete Anforderungen: Das Portal musste nahtlos an das bestehende ERP-System angebunden werden, damit Lagerbestände in Echtzeit synchronisiert und eingehende Bestellungen automatisch zurückgespielt werden – ohne doppelte Datenpflege.

Darüber hinaus war eine individuelle Preis- und Versandkostenlogik erforderlich, da jeder Kunde eigene Rabatte hat und Versandkosten je nach Gewicht und Artikeltyp variieren. Schließlich sollten Innendienst und Außendienst über ein granulares Rollen- und Rechtesystem nur jeweils die für sie relevanten Funktionen sehen.

Lösung

Gemeinsam mit IPC Krause haben wir jeden Schritt des bisherigen Bestellprozesses analysiert und daraus ein Webportal sowie eine Mobile App entwickelt, die sich nicht nach Standardsoftware anfühlt, sondern nach dem natürlichen Arbeitsablauf des Teams.

Das Portal deckt den gesamten Prozess ab – von der Produktauswahl über den Checkout bis zur zentralen Auftragsverwaltung. Bestandskunden können sich direkt einloggen, ohne Registrierungsaufwand. Die Echtzeit-Lagerstandsanzeige ist vollständig mit dem ERP synchronisiert, sodass Kunden beim Bestellen stets aktuelle Verfügbarkeiten sehen. Individuelle Kundenrabatte und die dynamische Versandkostenkalkulation fließen automatisch in den Checkout ein.

Für den Innendienst bietet das Portal eine zentrale Auftragsverwaltung, in der alle eingehenden Bestellungen nach Status, Kunde oder Datum filterbar sind. Das mehrstufige Berechtigungssystem stellt sicher, dass jeder Nutzer – ob Innen- oder Außendienst – genau das sieht, was für ihn relevant ist.